| Publié le 23.05.2018 |

Comment optimiser vos processus décisionnels ?

Introduction

Après avoir traité des décisions stratégiques dans notre précédente Newsletter, nous allons aborder aujourd’hui les prises de décisions tactiques ou opérationnelles.

A la différence des décisions stratégiques qui suivent un processus plutôt rationnel et bien balisé, nos décisions tactiques, opérationnelles ou quotidiennes dans notre sphère privée sont très nombreuses et plus de 95 % d’entre elles sont inconscientes.

Si nous admettons le principe que certaines décisions sont meilleures que d’autres pour vous et votre entourage, votre objectif est donc de réduire le risque d’erreur, en intégrant votre personnalité et ce qui est important pour vous.

Pour ce faire, je vous propose de suivre les 7 étapes que je développe ci-dessous.

Sachant que les 3 premières, que vous pouvez mémoriser avec l’acronyme T.E.A., sont les suivantes :

Le Temps: De combien de temps disposez-vous ?
Les Enjeux: Quels sont vos enjeux personnels et professionnels ?
Les Acteurs: Quels sont les acteurs impliqués dans votre processus de décision ?

1.- Etape n° 1 - Le Temps : De combien de temps disposez-vous ?

Une fois que vous avez clarifié le QUOI – c’est-à-dire la décision que vous devez prendre le temps dont vous disposez est un élément très important dans votre prise de décisions et commencer par prendre en compte ce facteur vous permettra d’optimiser ensuite l’ensemble de votre processus décisionnel.

Néanmoins, le rapport au temps étant pour partie une perception individuelle et culturelle, il convient de bien appréhender les éléments vraiment rationnels et les éléments liés à votre perception.

Vous pouvez le faire en vous posant les questions suivantes :

Avez-vous pris l’initiative de cette décision ou s’insère-t-elle plutôt dans un processus décisionnel plus large ?
Dans le cas ou votre décision fait partie d’un processus plus global, vous avez généralement une réponse rapide à votre question sur le temps dont vous disposez à priori et sur vos marges de manœuvre en matière de négociation
Si l’initiative de cette décision vous appartient, avez-vous le sentiment d’être dans l’urgence ou au contraire de disposer de beaucoup de temps ?
Dans chacun des cas, il est souhaitable que vous puissiez quantifier le temps global dont vous disposez
Une fois clarifié le temps global dont vous disposez, vous aurez à définir les principaux jalons qui vous permettront de sécuriser la décision principale que vous devez prendre et cela peut vous amener à définir des décisions préalables, chacune assortie d’un temps alloué.

Ce processus décrit précédemment peut s’appliquer aussi bien pour vos décisions personnelles que pour vos décisions en entreprise.

D’autres questions viendront d’ailleurs dans les étapes suivantes lorsque vous aborderez les facteurs émotionnels de votre prise de décision ainsi que les freins et obstacles comme le sentiment d’autosatisfaction.

Prendre conscience du rôle de ce facteur négatif au début du processus de décision est important.

En effet, plus les membres de votre équipe pensent que ce qu’ils font est bien, que les clients sont satisfaits et que leurs actions produisent des résultats positifs, moins ils seront enclins à prendre la décision de changer.

Il en est de même pour vous.
Plus vous êtes persuadés que les bénéfices que vous tirez de la situation actuelle sont supérieurs aux inconvénients, moins vous serez motivés pour changer vos habitudes.

Enfin, dans le cas où il s’agit d’une décision liée à une situation subie ou à une crise, il est primordial que vous commenciez à vous poser la question du temps dont vous disposez.

En entreprise, il est souhaitable de valider la chronologie que vous avez établie avec les autres parties prenantes de la prise de décision que vous pilotez.

Votre prise de conscience de la subjectivité de votre rapport au temps peut vous emmener à adapter votre comportement vis-à-vis de vos équipes. En effet, le fait de vouloir une information à tel moment précis peut générer un stress élevé si vos équipes n’ont pas les moyens de produire cette information avec un niveau de qualité suffisant à leurs yeux.

Il est donc nécessaire de clarifier avec vos équipes l’arbitrage que vous avez réalisé entre les facteurs temps et qualité afin de ne pas rajouter de contraintes supplémentaires à celles qui existent déjà.

Après cette phase de clarification, vous pouvez formaliser la décision à prendre, le temps dont vous disposez et la collecte d’informations ou d’avis externes préalables à obtenir ou réaliser.

2.- Etape n° 2 - Les Enjeux : Quels sont vos enjeux personnels et professionnels ?

Comme nous l’avons vu précédemment, vous passez tous beaucoup de temps à prendre des décisions.

Et dès que l’un de vos choix a des implications multiples et des conséquences plus profondes qu’habituellement, vous éprouvez le besoin de prendre du temps et du recul sans toujours savoir comment vous y prendre.

C’est précisément dans ce type de situation que l’identification de vos enjeux personnels et professionnels est une étape importante pour optimiser votre processus de prise de décisions.

Vous pouvez commencer par vos enjeux personnels que vous pouvez d’ailleurs également clarifier dans un cadre professionnel.

Au cours de nos accompagnements, des enjeux personnels que nous avons entendus de manière récurrente sont les suivants :

Arriver à sécuriser le processus pour que mes enjeux professionnels ne se répercutent pas dans ma sphère familiale
Réussir cette prise de décisions importante pour sécuriser ma progression au sein de mon entreprise actuelle
Evolution de carrière : décider si je reste dans la même entreprise dans laquelle je ne ressens plus le même engagement mais qui est sécurisante pour moi au niveau financier
Changement d’orientation professionnelle : J’en ai assez de ce que je fais actuellement et j’aimerais réorganiser ma vie

Il y a bien d’autres enjeux personnels et l’essentiel est d’identifier vos propres enjeux.

Continuez ensuite par clarifier vos enjeux professionnels.

A titre d’exemple d’enjeux dans cette sphère :

Fiabiliser votre prise de décisions
Raccourcir la mise en action
Obtenir des impacts positifs et visibles de cette prise de décision
Prendre la bonne décision entre plusieurs choix possibles et dont les impacts sont très différents

Un autre enjeu important au sein d’une entreprise lorsque vous êtes dans une posture de leader ou de manager consiste à pouvoir inscrire votre décision en alignement avec la vision du futur de votre organisation.

Il s’agit également de pouvoir communiquer le sens et les bénéfices de votre décision pour vos équipes, ou à l’inverse les inconvénients à ne pas prendre de décision en maintenant un statu quo.

Au fur et à mesure que vous avancez dans la clarification de vos enjeux, vous êtes amenés à préciser la décision elle-même qui peut être complexe et avec des impacts importants pour votre entreprise :

Comme une décision que vous devez prendre suite à une fusion, une acquisition, une transmission d’activité ou une prise de poste.

Par exemple, lorsque j’ai pris la responsabilité, il y a quelques années au mois de juin, de diriger la filiale mexicaine déficitaire d’un groupe international, j’ai suivi cette méthode de la manière suivante :

La décision à prendre : quelles activités prioriser, avec quels effectifs et dans quels délais
Le temps : Nous avons jusqu’en décembre de cette année
Les enjeux : Il y va de la survie de l’entreprise, si nous ne prenons pas les bonnes décisions rapidement, nous ne devrons pas cesser une seule des activités actuelles mais fermer la filiale avec l’ensemble de ses activités et de son personnel

Que vos enjeux soient personnels, professionnels ou les deux à la fois, l’essentiel est de bien comprendre tous vos enjeux dans la décision que vous devez prendre et ensuite de les communiquer clairement, précisément et de manière concise et impactante à vos équipes.

3.- Etape n° 3 – Les Acteurs : Quels sont tous les acteurs impliqués dans votre décision ?

A ce stade, il convient de distinguer deux catégories d’acteurs et de découper cette étape en trois parties.

Tout d’abord, lister l’ensemble des acteurs de chaque catégorie :

Groupe 1 : Les personnes activement impliquées
Groupe 2 : Celles devant être simplement consultées ou informées

Puis, dans un deuxième temps, vous allez identifier les enjeux principaux de chaque personne appartenant à la première catégorie. Afin de simplifier le processus, vous pouvez regrouper les acteurs ayant des enjeux similaires.

Enfin, dans votre troisième étape, il est souhaitable que vous puissiez identifier pour chaque groupe d’acteurs de la première catégorie :

Son niveau de compétence sur le sujet
Son niveau d’influence
Le processus à mettre en place pour communiquer efficacement
La nécessité éventuelle d’accompagner le processus décisionnel pour certaines catégories d’acteurs

L’intérêt de ce travail étant de pouvoir constituer une équipe pilote et d’associer à votre prise de décision puis à votre communication, les acteurs les plus compétents et influents.

Une fois que vous avez réalisé ces trois parties, rappelez-vous que le fait de prendre une décision ne peut pas être réduit à un processus standard qui pourra être appliqué de la même manière pour chaque dirigeant ou pour chaque manager.

Nous savons en effet qu’un tel processus, surtout lorsque les enjeux sont importants, dépend aussi de la personnalité du décideur qui mobilisera de manière différente les facteurs rationnels d’une part et les facteurs émotionnels et intuitifs d’autre part.

D’où l’intérêt de comprendre tout ce qui se joue dans de telles situations et de disposer également d’une méthode globale et complète que vous vous êtes approprié pour aborder sereinement ce sujet de la prise de décision.

Pour reprendre mon exemple précédent de ma prise de responsabilité comme directeur général de la filiale mexicaine d’un groupe international dont le siège social était basé en France, j’ai également appliqué cette méthode de la cartographie des acteurs impliqués dans ma décision de la manière suivante :

Le premier groupe d’acteurs très activement impliqué : les membres de mon comité de direction et également les managers opérationnels à Mexico et dans les régions
Les enjeux : j’ai formalisé les enjeux de chacun de mes directeurs opérationnels ou fonctionnels
Equipe pilote : j’ai choisi les personnes les plus compétentes et influentes, en mixant des membres du comité de direction et des managers terrain afin de constituer une équipe motivée pour faire bouger les choses, avec des expertises complémentaires

Vous avez maintenant finalisé avec succès les 3 premières étapes de la préparation de votre prise de décision.

Nous aborderons ensemble l’étape n° 4 – L’analyse des options possibles ainsi que les 3 dernières étapes dans notre prochaine Newsletter.

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