| Publié le 18.01.2023  | 


CS-STORY N°8 - Épisode N°1 - Prenez le contrôle de votre temps et de votre énergie avec STRATELIO

Introduction

Dans notre STORY 7, nous avons abordé le sujet de la mobilisation de votre intelligence collective en nous référant aux bonnes pratiques d’Octo Technology. (lire l'Épisode 1 et l'Épisode 2)

Nous allons maintenant aborder la thématique de notre rapport au temps, à l’énergie et de notre cheminement vers une performance fluide et équilibrée, en suivant le plan suivant :

  • Comprenez votre rapport au temps pour atteindre plus facilement vos objectifs - Épisode 1

  • Optimisez la mobilisation de votre énergie pour mieux satisfaire vos clients - Épisode 2 (prochainement)

  • Alignez vos actions sur votre personnalité pour conjuguer plaisir et performance - Épisode 2  (prochainement)

1. Comprenez votre rapport au temps pour atteindre plus facilement vos objectifs

1.1 - Stratelio et le rapport au temps

Stratelio est une société familiale qui développe des outils et des process innovants à destination finale des administrateurs, des dirigeants et des managers. 

Le point de départ de cette aventure est Daniel BOS, son fondateur, d’origine française et néerlandaise, et de parcours international, qui, à 45 ans, après 20 ans de direction et présidence européenne d’entreprises dans le nucléaire puis la métallurgie du bâtiment, se lance en 1996 dans le conseil.

Expert reconnu en Gouvernance et Dirigeance, expert APM et enseignant en grandes écoles, il crée Stratelio en 2009.

Il souhaite aborder les facteurs clés de performance durable et d’efficacité professionnelle sous l’angle des neurosciences, de l’énergie et du temps en intégrant les bases les plus novatrices d’exercice des responsabilités en gouvernance et dirigeance.

Les 4 familles d’outils et méthodes conçues par Stratelio permettent :

  • Aux administrateurs, dirigeants et managers de mieux se connaitre afin de mieux réaliser leurs missions

  • Aux équipes de pouvoir travailler sur elles-mêmes en s’appuyant sur une méthode innovante pour ouvrir et nourrir des dialogues en face à face.

Le développement de ces outils et méthodes a démarré en 2011 avec DynaStrat et sa version pour le teambuilding (le TeamStrat), outils et process aujourd’hui traduits et pratiqués en 7 langues, en France et à l’International

Dans ce premier épisode, je vais me focaliser sur les méthodes liées à l’outil de Stratelio qui permet d’analyser son temps professionnel par types de mandats ou responsabilités : le ChronoStrat

En combinant ChronoStrat et DynaStrat, ces méthodes et outils permettent aux conseils et aux coachs d’accompagner les dirigeants et leurs équipes dans l’optimisation de leur temps, de leur performance, de leur énergie et de leur bien-être sur la durée.

1.2 - Internet, rythmes de travail et rapport au temps

A/ Internet

Le réseau mondial Internet arrive en France à la fin des années 80, mais ce n'est qu'à partir de la deuxième moitié des années 1990, et surtout à partir de 2001, qu'Internet connaît une plus large diffusion en France.

L'année 2004 marque véritablement l'entrée de la France dans l'ère du numérique puisque 31% des ménages ont alors accès à Internet, soit cinq fois plus qu'en 1999. 

Ce fulgurant essor est surtout dû au développement de l'Internet haut débit : entre le premier trimestre 2004 et le premier semestre 2005, le nombre d'abonnés au haut débit est ainsi passé de 4,4 millions à 7,4 millions.

Cette tendance s’est accentuée jusqu’à la crise financière des subprimes en 2008, pour décroitre jusqu’en 2013 et reprendre son rythme de croissance à partir de 2014 

Parallèlement à cette modification de notre rapport au temps, notre rapport à l’espace s’est également modifié à cette période.

En effet, entre 2007 et 2013, le PIB par tête aura augmenté de 60% en Chine, de 33 % en Inde, mais il aura baissé dans la plupart des économies avancées.  

Suite à cette irruption massive d’Internet dans nos vies, la notion de décalage horaire vole en éclats ainsi que les respects des temps de repos pour les managers et les cadres dirigeants.

B/ Rythmes de travail éclatés

Temps de travail et temps hors travail sont de plus en plus fréquemment en tension. 

Différents facteurs expliquent cette situation, à la fois dans la vie privée et dans la vie au travail : 

  • L’entrée massive et durable des femmes sur le marché du travail,

  • La dé-standardisation des rythmes de travail, 

  • Le travail dans l’urgence,

  • Le sous-effectif permanent comme la croissance des attentes qualitatives par rapport au travail 

  • Les souhaits de réalisation personnelle dans et hors travail qui questionnent les modes traditionnels d’appréhension du temps de travail. 

  • Enfin, le télétravail qui, suite à la crise sanitaire a brutalement modifié notre rapport au temps, à l’espace et à nos activités professionnelles et personnelles.

De mon point de vue, cette crise a sûrement révélé des dynamiques qui étaient à l’œuvre depuis longtemps et que l’on percevait peut-être mal.

Elle nous a rappelé le caractère central de notre industrie qui s’est profondément transformée, dans notre société réputée de savoirs et de connaissances immatérielles.

Ces transformations installent progressivement un régime temporel de travail lui-même éclaté, fragmenté, voire chaotique par bien des aspects. 

Les collectifs de collaborateurs, surtout dans les entreprises privées sont impliqués, en présence et à distance, dans de nombreuses opérations de coordination de ces ensembles productifs où l’imprévisibilité et les aléas sont devenus désormais la règle. 

Répondre à ces imprévus, réparer les incidents, c’est constamment voir changer le rythme de son travail, l’arrêter, l’allonger, le reprendre avec des conséquences souvent négatives sur la santé mentale, émotionnelle et parfois physique des salariés de l’entreprise et aussi des collaborateurs des sociétés prestataires. 

Les rythmes personnels et familiaux en sont directement percutés et c’est en ce sens que le régime de travail contemporain tend à absorber la personne même des managers et de ses équipes en fragilisant la délimitation des temps de travail et de vie. 

 1.3 - Le rapport au temps du dirigeant

A/ Contribution de Stratelio face aux bouleversements de notre rapport au temps dans l’entreprise

Face à ces transformations progressives, mais profondes de ces 10 dernières années, une approche novatrice était nécessaire afin de redéfinir un mode opératoire en termes de gestion du temps professionnel , réflexion collective suivie d’actions et de réalisations concrètes menées par les équipes Stratelio et relayées auprès des dirigeants et des managers au travers de son réseau de conseils et coachs professionnels, en France et à l’International.

 

✅ BONNE PRATIQUE N°1 : Démarrez une réflexion collective pour intégrer cette nouvelle donne en matière de temps de travail en utilisant les méthodes et les outils développés par Stratelio

  • Cette réflexion collective pour intégrer cette nouvelle donne en matière de temps de travail devra démarrer au niveau des conseils d’administration

    • Et se prolonger ensuite avec les dirigeants, les managers et leurs équipes.

  • Je n’aborderai pas la restitution de cette réflexion avec la gouvernance et l’évolution nécessaire du rôle des administrateurs, mais plutôt au niveau des dirigeants

    •  L’utilisation des outils et méthodes développées par Stratelio contribuera à faire avancer plus rapidement et plus efficacement cette réflexion collective sur la thématique :

      • Comment nos pratiques d’utilisation de notre temps professionnel sont en adéquation avec nos objectifs professionnels ou individuels ?

      • Comment  les moduler  pour intégrer  ces évolutions de notre rapport au temps en continu dans le champ de l’entreprise

B/ Contribution de ChronoStrat pour mieux comprendre et optimiser l’utilisation de votre temps

Il existe différents outils et méthodes disponibles pour mieux gérer votre temps et j’en ai analysé plusieurs avant de comprendre l’originalité de l’outil ChronoStrat développé par Stratelio. Il existe 6 types de profils ChronoStrat, mais je me focaliserai dans cet article sur les profils des Dirigeants et des managers. 

La restitution de votre profil est réalisée en 2 temps successifs avec 2 questionnements complémentaires.

✅ BONNE PRATIQUE N° 2 : Visualisez la répartition de votre temps sur plusieurs axes et demandez-vous si cette répartition de votre temps est en phase avec vos responsabilités et objectifs.

  • ChronoStrat consiste en un process et deux modèles de répartition du temps, l’un pour les dirigeants et l’autre pour les managers.

    • Le premier est prioritairement axé sur les missions et engagements du dirigeant dans et hors de l’entreprise

    • Le second détaille davantage les logiques et actions opérationnelles du manager et visualise le temps passé par lui dans chacune des 48 dimensions analysées. 

    • Il permet ainsi une analyse du rapport au temps structurée du manager, en suivant des logiques d’action (voir note N° 2)  par rapport à ses responsabilités et à ses objectifs.

 

C)/ ChronoStrat et le rapport au temps du dirigeant

ChronoStrat repose sur une grille universelle d’activités types, représentatives du travail d’une personne au sein d’un rôle, et précisément ordonnées en éléments signifiants.

Prenons par exemple le rôle du dirigeant.

Les principales questions que se posent les dirigeants aujourd’hui sur l’utilisation de leur temps sont les suivantes :

  • Comment gagner du temps ?

  • Comment mieux m’organiser ?

Ces questions demeurent les mêmes depuis plus de huit ans. En effet, une étude réalisée en 2014 par Ipsos et American Express nous rapporte qu’en France, les dirigeants estiment manquer de plus 3 heures de disponibilité par jour, particulièrement dans les TPE et PME.

✅ BONNE PRATIQUE N° 3 : Clarifiez votre rapport au temps actuel ainsi que vos objectifs futurs dans la répartition de votre temps. Cette clarification pourra se faire en structurant votre réflexion avec des questions complémentaires aux deux premières :

  • Comment consacrer du temps à ma vie personnelle ?

  • Comment gérer au mieux mon énergie et faire face à la pression sur la durée ?

  • Comment revoir la répartition de mon temps entre mes différentes activités afin qu’elle soit proportionnelle à l’importance de mes missions et de mes engagements ?

 

1.4 - Comment prendre le contrôle et imposer au temps votre leadership

Nous sommes habitués depuis notre naissance à deux types de temps : le temps long et le temps court.

Le temps long est fait de séquences temporelles mises linéairement les unes après les autres, c’est le temps de la vie professionnelle mais c’est aussi le temps fractionné en semaines, en heures, en minutes, avec la seule nécessité de rester synchronisé avec le temps social.

Je ne peux prendre en compte une nouvelle activité sans bousculer cette trame temporelle.

Le plus souvent, notre réaction face à de nouvelles sollicitations est de dire : « Je n’ai pas le temps », ou encore « Je n’ai pas les ressources » (Exemple :  La réaction d’un Directeur des opérations lorsque le rythme des nouveaux contrats apportés par le Directeur commercial s’accélère)

Le temps court est le moyen que nous avons imaginé pour nous évader de ce temps long et contraignant. Il s’agit d’une succession d’instants, chacun d’entre eux étant comme un flash procurant du plaisir. C’est le temps du zapping, du replay ou du surf sur Internet qui plait tellement aux jeunes générations.

Ces intrusions de flashs d’information dans nos vies peuvent nous piéger et polluer nos esprits. Submergés par l’infobésité, voire par l’info-pollution, notre réponse n’est plus : « Je n’ai pas le temps » mais « Je suis débordé »

BONNE PRATIQUE N°4 : Ajoutez aux deux notions classiques du temps, celle du temps large, qui implique les notions d’un capital temps accumulé et d’un temps potentiel.

  • Les deux premières notions traduisent une expérience vécue 

  • Le temps large implique la notion d’un capital temps accumulé destiné à produire  des bénéfices qui peuvent être réinvestis dans un nouveau projet

 

1.5 - Management et contrôle du temps

A/ Identifiez vos préférences sur 4 Perspectives temporelles

BONNE PRATIQUE N°5 : Etes-vous orienté vers le futur ou le présent ? : Utilisez ChronoStrat pour identifier quelle est votre perspective préférentielle entre la perspective orientée vers le futur et celle orientée vers le présent

  • La restitution verbalisée et visuelle de vos ancrages temporels vous permettra d’identifier quelle est votre préférence naturelle entre :

    • Une perspective future orientée vers la vision, la stratégie et les objectifs long terme 

    • Une perspective orientée vers le présent ou la personne focalise son énergie sur la réalisation d’une action avec un plaisir immédiat

 

✅ BONNE PRATIQUE N°6 : Faites-vous accompagner ou réalisez un travail d’introspection pour identifier vos préférences sur les 3 dimensions suivantes :

  • Urgence ou patience temporelle ?

    • En constante urgence temporelle, les personnes pressées par le temps se soucient en permanence des délais et du rythme concernant les taches à exécuter

    • A l’inverse, certaines personnes sont en capacité de mobiliser leur « patience temporelle » et de rester détendues et sereines face à la pression du temps

    • En fonction de votre situation de départ et de votre objectif de progrès, vous pourrez travailler avec votre coach, l’une de ces deux dimensions

  • Avez-vous développé un mode opératoire « monochronique » ou « polychronique » ?

    • Dans le premier mode opératoire, le temps est vécu comme une suite de moments additionnels, sans pause, et la personne préfère être engagée sur une tâche à la fois, pour réduire la durée d’exécution sur cette tâche.

    • Dans le mode polychronique, plusieurs tâches sont réalisées en parallèle, la personne considérant que la durée optimisée de l’exécution d’une tâche n’est pas le bon facteur de mesure mais plutôt l’atteinte de l’objectif sur l’ensemble des tâches, même si la durée est d’exécution est plus longue

  • Comprenez vos rythmes d’action pour pouvoir les faire évoluer

    • Les rythmes d’action est la manière dont les personnes organisent leurs efforts au fil du Temps pour respecter les délais :

      • Le mode précoce : La personne anticipe beaucoup et l’action est préparée bien en amont : L’outil DynaStrat que nous aborderons dans notre épisode 2 permet d’identifier cette préférence comportementale

      • Le mode « à échéance » : la personne termine la majeure partie du travail juste avant la fin du délai, DynaStrat permet également d’identifier ce mode d’action

 

B/ Les contributions du coaching professionnel pour la performance managériale

Face à cette perception d’une accélération du temps qui passe, comment votre coach peut-il vous aider à augmenter votre efficacité ?

✅ BONNE PRATIQUE N°7 : Prenez conscience de vos préférences dans l’utilisation du temps puis mettez en place des routines dans vos journées afin d’optimiser l’utilisation de votre temps :

  • Ces routines opèrent comme des schémas répétitifs, reconnaissables et que l’on s’est approprié. (Voir note 1 sur les routines)

  • Elles permettent d’augmenter l’efficacité grâce à la standardisation des processus, par exemple Steve Jobs se levait à 06 h 00, pour commencer à travailler à 06h30. A 07 h30, il prenait son petit-déjeuner en famille et à 09 h 00 il rejoignait l’entreprise pour commencer ses rendez-vous.

  • Ces routines ne sont pas figées dans le temps et peuvent évoluer pour innover en fonction des changements extérieurs. Par exemple, Steve Jobs déjeunait à midi et reprenait le travail à 13h30. Ses routines de l’après-midi évoluaient d’un mois sur l’autre.

  • Face aux changements rapides dans votre environnement, et à l’augmentation de l’intensité de concurrentielle, comment votre coach peut-il vous aider à améliorer votre leadership temporel ?

 

✅ BONNE PRATIQUE N°8 : Augmentez la performance de vos équipes grâce à l’amélioration de votre « leadership temporel », ou de votre « management temporel » et à l’évolution de vos comportements

  • La performance de vos équipes dépend largement de votre efficacité de manager.

  • Le management temporel se rapporte à l’ensemble des comportements d’un manager comprenant la gestion des aspects temporels des tâches à accomplir par l’équipe.

Il comprend 3 activités interdépendantes :

  • La planification qui précise le calendrier des différentes activités du collectif en fonction du temps disponible et des échéances

  • L’allocation des ressources temporelles qui permet de répartir les temps en fonction des activités de chacun.

  • La synchronisation temporelle qui permet de coordonner les activités de chacun dans un cadre temporel qui pourra être réajusté en fonction des éventuels retards ou écarts.

Face aux progrès technologiques qui nous permettent de gagner du temps, le paradoxe est les suivant :

  • Plus nous avons du temps, plus nous en manquons

  • Nous ressentons le besoin impérieux d’en faire toujours plus

  • L’appropriation psychologique de cette « contrainte sans fondement réel » réduit  notre temps libre et nous donne le sentiment d’en manquer en permanence

  • Comment votre coach peut-il vous aider à surmonter ce paradoxe ?

 

✅ BONNE PRATIQUE N°9 : Posez l’intention d’apprivoiser ce ressenti de l’accélération du temps qui passe et apprenez à ralentir pour mieux performer, pour donner envie et pour durer dans un monde qui change rapidement

  • Le plus facile pour le dirigeant ou pour le management est de reproduire des schémas qui ont fait leurs preuves dans le passé et de persévérer dans l’effort pour tenter d’atteindre ses objectifs

  • Et pourtant une prise de recul salutaire nous amène à comprendre que la priorité n’est pas de persévérer à n’importe quel prix mais plutôt d’aller et de durer dans ce que qui fait sens pour nous et dans ce qui nous procure du plaisir 

  • Cette aspiration essentielle de vouloir durer dans la fluidité et le plaisir nous permet d’entretenir notre énergie vitale le plus longtemps possible en dépit des changements rapides dans notre environnement.

  • Pour passer de « l’intention à l’action », et décider de tirer parti des ressources de l’instant présent, je vous propose ce mode opératoire en 4 étapes :

    • Je décide de ralentir moi-même en me focalisant sur l’essentiel, en apaisant le rythme de la relation du traitement des informations ou des décisions du quotidien et en devenant modélisant pour mes équipes.

    • Je prends conscience des bénéfices que m’apporte une mise en ouverture et une attention accrue à moi-même, aux autres et aux situations auxquelles je dois faire face

    • Je me mets volontairement dans une posture d’écoute, sans intention préalable, en étant pleinement présent physiquement, mentalement et émotionnellement. 

    • J’accrois donc la qualité de ma présence et de ma relation à l’autre en changeant de rythme et de rituel : Par exemple, je réduis de moitié la durée des réunions et elles sont tenues debout, sans téléphone ou tablettes, ce qui se traduit par une meilleure efficacité de ces réunions.

  • Enfin, ralentir permet au leader de se reconnecter à lui-même et aux autres pour entrainer, donner envie de suivre tout en en progressant :

    • Ralentir nous permet :

      • De regarder différemment ce qui nous contrarie
      • De donner à chaque collaborateur l’opportunité de s’approprier son travail et d’en être fier
      • De donner les moyens et l’envie à chaque manager de prendre des décisions audacieuses et de prendre le temps d’apprendre à assumer un futur rôle de leader

 

 

Note N°1 : Les routines


Ce que je nomme "les routines" est en réalité un système de travail du limbique qui a besoin de se retrouver le plus souvent possible en conformité avec les "routines" c'est à dire une séquence renouvelée construite par rapport à notre passé 

Sachant qu'ensuite le limbique la nuit travaille à inventorier et classer nos actions de la journée et à envoyer toute donnée nouvelle au cortex pour que celui-ci choisisse de mettre de côté les facteurs nouveaux ou de les faire archiver dans des lieux déjà organisés par le limbique 

 

Note N°2 : Le ChronoStrat et la gestion de votre temps professionnel

ChronoStrat fournit à une personne un état estimé de son temps professionnel réparti entre les axes principaux d’action et de responsabilité.

Les logiques d’action du ChronoStrat sont les suivantes :

  • Permettre à un dirigeant ou à un manager un check-up rapide de son temps au travail, 

  • Offrir une vue immédiate du temps au travail simple et visuelle

  • Permettre un travail d’analyse avec son coach accompagnateur,

  • Prendre des décisions d’optimisation et de changement.

Il existe 6 versions du ChronoStrat selon 6 types de responsabilité :

  • Administrateur de société

  • Dirigeant de PME

  • Cadre Dirigeant de Groupe

  • Manager

  • Responsable d’Affaires de Groupe

  • Responsable commercial

CONCLUSION sur notre compréhension du temps qui passe

Nous espérons que cette première partie de notre STORY N° 8 vous aura permis de vous approprier une méthode et de bonnes pratiques pour :

1 • Mieux comprendre la nature du temps qui passe

2 • Quelle est votre relation au temps

3 • Comment vous aimez structurer votre temps

4 • De quelle manière, vos préférences temporelles individuelles vont avoir une influence majeure sur vos comportements

5 • Comment vous pouvez influer sur la performance de vos équipes, en modifiant à la fois vos comportements, ainsi que les rythmes et les rituels au sein de votre organisation

 

Les équipes CONNEC’SENS, celles de STRATELIO, Daniel BOS et moi-même vous proposons de lire avec curiosité et esprit critique ce premier épisode de notre STORY N° 8 dédié à la compréhension de votre rapport au temps pour atteindre plus facilement et de manière plus fluide vos objectifs.

Nous vous souhaitons une excellente lecture et au plaisir d’échanger prochainement, vos commentaires sont toujours les bienvenus.

Enfin, nous vous souhaitons à toutes et à tous une très belle Année 2023.

 

 

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